Miten valita sopivat viihderatkaisut toimistotiloihin?
Sopivat viihderatkaisut toimistotiloihin löytyvät yhdistämällä tilan koko, henkilöstön tarpeet ja käyttötarkoitus. Paras lähtökohta on miettiä, halutaanko viihde osaksi päivittäistä arjen piristystä, tiimipäivien ohjelmaa vai asiakastilaisuuksia. Alla käymme läpi käytännön kysymykset, jotka ohjaavat valintaa.
Mitä viihderatkaisuja toimistotiloihin yleensä hankitaan?
Toimistotiloihin hankitaan tyypillisesti pelilaitteita, ajosimulaattoreita, virtuaalitodellisuuslaitteistoa, konsolipelejä sekä karaoke- ja äänentoistojärjestelmiä. Suosituimmat ratkaisut ovat kompakteja, helposti käytettäviä ja soveltuvat sekä spontaaniin taukoviihtymiseen että organisoituihin tiimipäiviin.
Toimistoviihteen kirjo on laajempi kuin moni ensin ajattelee. Pelitietokoneet ja konsolit, kuten PlayStation 5, sopivat pieniin tiloihin ja ovat matalan kynnyksen ratkaisu. Ajosimulaattorit puolestaan tuovat selkeän elämyksellisen tason ja toimivat erinomaisesti sekä taukoviihtymisessä että kilpailullisissa tiimitapahtumissa. Virtuaalitodellisuus on tehokas tapa tarjota jotain täysin erilaista, erityisesti asiakkaille tai henkilöstölle, joille tavallinen pelaaminen ei ole tuttua.
Työterveyslaitoksen tutkimukset viittaavat siihen, että viihdepelaaminen voi edistää palautumista henkisesti kuormittavasta työstä. Tämä tukee ajatusta, että toimistoviihde ei ole pelkkä mukavuus, vaan sillä voi olla myönteinen vaikutus työhyvinvointiin.
Meillä Cave Entertainmentilla on toimistoviihteeseen erikoistunut Cave Consultancy -yksikkö, joka on suunnitellut ja rakentanut viihdetiloja toimistoihin. Laitteistovalikoimamme, Cave Fleet, kattaa ajosimulaattorit, pelitietokoneet, näytöt, karaoken, savukoneet, konsolit ja valot. Tarjoamme myös henkilökuntaa ja konsultointia, jotta kokonaisuus toimii saumattomasti.
Kuinka paljon tila vaikuttaa viihderatkaisujen valintaan?
Tila on yksi ratkaisevimmista tekijöistä toimistoviihdettä suunniteltaessa. Neliömäärä, huoneiden määrä ja tilojen joustavuus määrittävät suoraan, mitä laitteita voidaan sijoittaa ja kuinka monta henkilöä voi osallistua samanaikaisesti.
Pieneen neuvotteluhuoneeseen tai sosiaaliseen tilaan sopivat hyvin yksi tai kaksi konsolipistettä tai karaoke. Isompi avotila tai erillinen virkistyshuone mahdollistaa useamman pelipisteen tai jopa ajosimulaattorin sijoittamisen. Tärkeää on myös huomioida, miten tila muuntuu: voiko sen jakaa osiin eri käyttötarkoituksiin vai toimiiko se yhtenä kokonaisuutena?
Hybridityö on muuttanut toimistotilojen käyttötapaa merkittävästi. Kun kaikki eivät ole paikalla samanaikaisesti, viihdealue voidaan mitoittaa todellisen päivittäisen kävijämäärän mukaan, ei koko henkilöstön mukaan. Tämä usein tekee investoinnista realistisemman ja perustellumman.
Jos oma toimisto ei tarjoa riittävästi tilaa, ulkoinen tila on varteenotettava vaihtoehto. Cave Showroom Espoon Otaniemessä on tähän tarkoitukseen rakennettu: pelisali sopii noin 17 henkilölle ja ajosimulaattorihuone noin 8 henkilölle, ja tiloja voi varata erikseen tai yhdistää tarpeen mukaan. Tila on helppo mitoittaa ryhmälle juuri sopivaksi.
Sopivatko samat viihderatkaisut tiimipäiviin ja asiakastilaisuuksiin?
Samat viihderatkaisut sopivat usein sekä tiimipäiviin että asiakastilaisuuksiin, mutta ohjelma ja tunnelma kannattaa räätälöidä kohderyhmän mukaan. Tiimipäivässä painottuvat yhdessä tekeminen ja rentoutuminen, kun taas asiakastilaisuudessa viihde toimii parhaiten brändin vahvistajana ja muistijäljen luojana.
Ajosimulaattorit ovat hyvä esimerkki monipuolisuudesta: ne toimivat tiimipäivän kilpailullisena ohjelmana, mutta yhtä hyvin asiakastilaisuuden vetonaulana. Heineken hyödynsi yhteistyössämme brändättyjä ajosimulaattoreita Hartwall Tasting Days 2025 -tapahtumassa, mistä alkoi jatkuva kumppanuus. Viihde ei ollut tässä tapauksessa pelkkää ohjelmaa, vaan osa brändiviestintää.
Sisäisissä tapahtumissa viihde vahvistaa yrityskulttuuria ja tukee tiimien välistä yhteistyötä. Ulkoisissa asiakastilaisuuksissa se luo positiivisen muistijäljen ja antaa vieraille syyn jäädä pidemmäksi aikaa. Molemmissa tapauksissa laatu ratkaisee: laitteiston on toimittava moitteettomasti ja tunnelman on oltava oikea.
Katso referensseistämme, miten olemme toteuttaneet viihderatkaisuja sekä HR-tiimien tiimipäiviin että markkinointi- ja myyntitilaisuuksiin eri asiakkaille.
Miten budjetti ohjaa toimistoviihtymisen hankintaa?
Budjetti ohjaa ennen kaikkea sitä, hankitaanko viihde omaan toimistoon pysyväksi ratkaisuksi vai vuokrataanko se tilaisuuskohtaisesti ulkopuolelta. Yksittäiselle tapahtumalle ulkoinen tila tai vuokrattu laitteisto on usein kustannustehokkain vaihtoehto, kun taas toistuvaan käyttöön kiinteä ratkaisu voi maksaa itsensä takaisin.
On myös hyvä huomioida verotuksellinen näkökulma. Verohallinnon ohjeiden mukaan työnantaja voi järjestää henkilöstölle virkistystilaisuuksia, kuten tyky-päiviä, eikä näistä aiheutuvia kuluja lasketa mukaan liikunta- ja kulttuuriedun enimmäismäärään, kunhan tilaisuus on koko henkilöstön käytettävissä. Tämä avaa mahdollisuuden budjetoida tiimipäivätapahtumia joustavammin.
Cave Showroomissa hinnoittelu on selkeä: ajosimulaattorihuone lähtee noin 200 eurosta kahdelle tunnille ja pelisali noin 300 eurosta kahdelle tunnille. Koko Showroomin voi varata alkaen noin 2 700 eurosta. Tämä tarkoittaa, että jo pienelläkin budjetilla saa merkityksellisen elämyksen, kun valitsee tilat ja ohjelman tarpeen mukaan.
Budjetin kannalta kannattaa myös miettiä peruutusehdot etukäteen. Meillä peruutus vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuutta ei aiheuta kuluja, joten varauksen voi tehdä hyvissä ajoin ilman riskiä.
Milloin kannattaa käyttää ulkoista viihdepalveluntarjoajaa?
Ulkoinen viihdepalveluntarjoaja kannattaa valita silloin, kun tapahtumaan tarvitaan laitteistoa, osaamista tai tilaa, jota ei löydy omasta toimistosta, tai kun halutaan varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti ilman, että oman tiimin täytyy koordinoida järjestelyjä.
Tapahtumatuotannon ulkoistaminen vapauttaa oman tiimin keskittymään olennaiseen: osallistumiseen, asiakkaisiin ja tunnelmaan. Ammattimaisella kumppanilla on vakiintuneet toimintamallit laitteiston pystytykseen, henkilökunnan koulutukseen ja ongelmatilanteiden ratkaisuun, mikä tarkoittaa vähemmän yllätyksiä ja enemmän sujuvuutta.
Erityisesti seuraavissa tilanteissa ulkoinen kumppani on selkeä valinta:
- Tapahtuma on kertaluonteinen eikä laitteiden ostaminen ole perusteltua
- Ryhmä on iso eikä oma tila riitä
- Ohjelmaan halutaan jotain erityistä, kuten ajosimulaattorit tai VR, joita ei itsellä ole
- Tapahtuma on asiakastilaisuus, jossa ensivaikutelma on kriittinen
- Organisaatiolta puuttuu kokemus viihdetapahtumien järjestämisestä
Olemme toimineet vuodesta 2019 ja tuottaneet tapahtumia Suomen johtaville kuluttajabrändeille, maailman suurimmille pelinkehittäjille ja esports-organisaatioille. Espoon kaupunki on kutsunut meitä yhdeksi Suomen parhaista e-urheilu- ja pelitapahtumien toteuttajista. Tämä kokemus tarkoittaa käytännössä sitä, että me hoidamme kaikki yksityiskohdat ja sinä keskityt ihmisiin.
Suunnitteletko toimistoviihdettä tai tiimipäivää, mutta idea on vielä muotoutumassa? Ota yhteyttä ja kerro meille ryhmäsi koko, toivottu ajankohta ja millainen tunnelma on mielessä. Me löydämme sopivan ratkaisun. Lähetä viesti osoitteeseen varaukset@caveentertainment.fi ja jatketaan siitä.
