Mitä kannattaa huomioida, kun varaa yrityksen juhlatilaa?

Yrityksen juhlatilaa varatessa kannattaa huomioida ainakin viisi asiaa: tilan hinta ja sopivuus budjetille, varustelu ja palvelut, ryhmän koko, varausajankohta sekä sijainti. Näistä tekijöistä muodostuu kokonaisuus, joka ratkaisee sen, onnistuuko tilaisuus vai jääkö se puolitiehen. Alla käymme läpi jokaisen kohdan erikseen, jotta varaaminen sujuu selkeästi ja ilman ikäviä yllätyksiä.

Kuinka paljon juhlatilan vuokraaminen yritykselle maksaa?

Yrityksen juhlatilan vuokraaminen maksaa tyypillisesti muutamasta sadasta eurosta useisiin tuhansiin riippuen tilasta, viikonpäivästä ja siihen sisältyvistä palveluista. Pienemmät tilat lähtevät liikkeelle noin 300–800 euron hintatasolta, kun taas suuremmat ja varustellummat tilat voivat maksaa 1 000–5 000 euroa tai enemmän. Lauantai on lähes aina viikon kallein päivä.

Cave Showroomilla Espoossa hinnoittelu on selkeä ja joustava. Koko tilan voi vuokrata arkiaamuisin edullisimmillaan, ja viikonloppuillat ovat luonnollisesti kysytyimpiä. Yksittäisiä tiloja, kuten Pelihuonetta tai Ajosimulaattorihuonetta, voi myös vuokrata erikseen, mikä tekee juhlatilan varaamisesta mahdollista myös pienemmällä budjetilla. Omia ruokia ja juomia saa tuoda mukaan, mikä pitää kokonaiskustannukset kurissa.

Hinnoittelussa kannattaa aina tarkistaa, mitä hintaan sisältyy. Jotkut tilat laskuttavat erikseen henkilökunnasta, tekniikasta tai siivouspalveluista. Cave Showroomilla koko tilan varaukseen sisältyvät kaikki huoneet ja laitteet, joten yllätyksiä ei tule.

Mitä varusteluita ja palveluita hyvässä juhlatilassa pitäisi olla?

Hyvässä yrityksen juhlatilassa pitäisi olla ryhmän tarpeisiin sopiva tekniikka, riittävästi aktiviteetteja, toimivat sosiaalitilat sekä mahdollisuus räätälöidä ohjelma tilaisuuden luonteen mukaan. Pelkkä tyhjä huone ei riitä, jos tavoitteena on tilaisuus, josta ihmiset oikeasti nauttivat.

Cave Showroom on rakennettu juuri tätä ajatellen. Cave Showroom tarjoaa saman katon alla kymmenen pelikonetta, ammattitason ajosimulaattorit, virtuaalitodellisuuden, karaoken, PlayStation 5 -konsolit, pokeripöydän ja saunan. Engine Room eli Ajosimulaattorihuone on varustettu kahdella Formula-simulaattorilla ja yhdellä Rally-simulaattorilla, joissa on Heusinkveld-polkimet, Fanatec-ratti ja omistettu pelikone. Open Space on noin 60 neliömetrin viihdetila karaokella.

Saunaosasto on monelle yritystilaisuudelle se ratkaiseva lisä. Saunaan kuuluu pukuhuone, neljä suihkua, lounge ja Poker & Board Game Room. Tämä tekee Cave Showroomista paikan, jossa tiimipäivä, saunailta ja pelisessio voidaan yhdistää saumattomasti samaan iltaan ilman, että tarvitsee koordinoida useita eri toimittajia.

Kuinka monta henkilöä juhlatilaan pitäisi mahtua?

Juhlatilan kapasiteetti pitäisi valita niin, että tila on sopivan kokoinen ryhmälle, ei liian ahdas eikä liian suuri. Liian pieni tila rajoittaa ohjelmaa ja tekee olosta epämukavan, kun taas liian iso tila saa tilaisuuden tuntumaan hajanaiselta ja energiattomalta.

Yleinen suuntaviiva on, että istuville juhlille tarvitaan noin 1,5–2 neliömetriä henkeä kohti, kun taas seisovaan cocktail-tyyppiseen tilaisuuteen riittää hieman vähemmän. Aktiviteettipainotteisessa tilaisuudessa, jossa on ohjelmaa ja liikkumista, kannattaa laskea väljemmin.

Cave Showroomilla eri tiloilla on omat kapasiteettinsa. Pelihuone sopii noin 17 henkilölle, Ajosimulaattorihuone noin kahdeksalle, ja sauna-alue on mitoitettu 10–15 hengelle. Loungeen ja Poker & Board Game Roomiin mahtuu enimmillään 30 henkeä. Tilojen yhdistäminen tai koko tilan varaaminen on ratkaisu silloin, kun ryhmä on suurempi tai ohjelma vaihtelee huoneesta toiseen. Tilakohtaisia henkilömäärärajoja tulee noudattaa, sillä ylitykset voivat vaikuttaa varaukseen.

Milloin juhlatila kannattaa varata etukäteen?

Yrityksen juhlatila kannattaa varata vähintään kolme kuukautta etukäteen, mieluiten kuusi. Kiireisimmille ajankohdille, kuten pikkujouluille loka-joulukuussa, suositeltava varausaika on jopa vuosi etukäteen. Mitä aiemmin varaus tehdään, sitä paremmat mahdollisuudet on saada haluamansa päivämäärä.

Syys- ja kevätkausi ovat yritystapahtumien huippusesonkia, jolloin kysyntä on suurimmillaan. Pikkujoulukauden tilat voivat täyttyä jo kesällä, minkä vuoksi syksyn tilaisuutta varten kannattaa ottaa yhteyttä jo kevään puolella.

Cave Showroomilla varaus tehdään verkkolomakkeen kautta, ja vahvistus lähetetään mahdollisimman pian yhteydenoton jälkeen. Peruutusehdot ovat selkeät: yli 14 päivää ennen tilaisuutta tehty peruutus on maksuton, 7–14 päivää ennen veloitetaan puolet hinnasta ja alle seitsemän päivää ennen koko summa. Tämä kannustaa varaamaan ajoissa, mutta antaa myös liikkumavaraa suunnittelun alkuvaiheessa.

Miten juhlatilan sijainti vaikuttaa tilaisuuden onnistumiseen?

Juhlatilan sijainti vaikuttaa suoraan siihen, kuinka moni osallistuu tilaisuuteen ja missä vireessä he saapuvat paikalle. Helposti saavutettava tila lisää osallistumisprosenttia, vähentää stressiä ennen tilaisuutta ja pitää energiatason korkeana alusta alkaen. Vaikeasti löydettävä tai huonosti liikenneyhteyksin palveltu tila voi tehdä hyvästäkin ohjelmasta epäonnistuneen.

Cave Showroom sijaitsee osoitteessa Kivimiehentie 2, Otaniemi, Espoo. Sijainti on erinomainen pääkaupunkiseudun yrityksille: Otaniemi on metron varrella, ja matka Kampista kestää noin 11 minuuttia. Alueelle pääsee myös raitiolinjalla 15, joka pysähtyy Otaniemessä kolmella pysäkillä noin kuuden minuutin välein arkisin. Helsinki-Vantaan lentokentältä matkaa kertyy noin 20 minuuttia autolla.

Sijainnin käytännöllisyyden lisäksi sillä on psykologinen vaikutus. Kun vieraiden ei tarvitse taistella ruuhkaa tai epäselvää reittiä vastaan, he saapuvat paikalle hyvällä mielellä ja valmiina nauttimaan illasta. Otaniemi tarjoaa tähän hyvät lähtökohdat, ja alueelle on helppo löytää sekä julkisilla kulkuneuvoilla että autolla.

Kun kaikki palat ovat kohdallaan, tilaisuus järjestyy ilman turhaa säätöä. Jos etsit yrityksen juhlatilaa pääkaupunkiseudulta ja haluat paikan, jossa ohjelma, tekniikka ja tunnelma ovat jo valmiina, tutustuminen referensseihimme kertoo, millaisia tilaisuuksia olemme aiemmin tuottaneet. Kerro meille toivottu ajankohta, ryhmän koko ja mitä sinulla on mielessä, niin katsotaan yhdessä, miten saat parhaan mahdollisen illan kasaan. Ota yhteyttä ja aloitetaan suunnittelu.